આયોજનના ભ્રામક તર્કનાં વમળમાંથી બહાર કેમ નીકળવું

મૅનેજમૅન્ટના નામસ્રોતીય સિધ્ધાંત

પાર્કિન્સનનો નિયમ અને સમયનું વ્યવસ્થાપન

સંકલન અને રજૂઆત: અશોક વૈષ્ણવ

આયોજનનો ભ્રામક તર્ક, સામાન્ય રીતે, ઉત્તેજના ને આશાવાદની વ્યાપક લહેર પેદા કરે છે. તેનું એક પરિણામ એ પણ આવી શકે છે કે આયોજનને લગતી કોઈ પણ નકારાત્મક બાજુની શક્યતા આપણાં વિચારફલકમાં દેખા જ નથી દેતી.

કોઈ પણ માહિતી કે વ્યુહરચનાની સકારાત્મક અને નકારાત્મક બન્ને બાજુઓને ગણત્રીમાં ન લેવાથી:

ખર્ચાના ઓછા અંદાજ આંકવાનાં
કામ પુરું થવાનો અંદાજ ઓછો આંકવાનાં, કે-અને
ફાયદાઓના અંદાજને વધારે પડતો આંકી બેસવાનાં

જોખમો, જાણ્યેઅજાણ્યે, નોતરી બેસવાની શક્યતાઓ વધી જાય છે.

આયોજનના ભ્રામક તર્કનાં વમળમાં ફસાઈ ન જવાના સૈદ્ધાંતિક ઉપાયો Planning Fallacy લેખમાં જોવા મળે છે:

વિભાજન પ્રભાવ એટલે કોઈ પણ કામની નાનાં કામોમાંની વહેંચણીમાં એ દરેક નાનાં કામ માટે ફાળવેલ સમયના સરવાળા કરતાં આખાં કામ માટે ફાળવાયેલો ઓછો સમય. ૨૦૦૮માં ડેરીલ ફોર્સીથે કરેલા અભ્યાસમાં આ પ્રભાવની મદદથી આયોજનના ભ્રામક તર્કને ઓછો કરી શકાય કે કેમ તે તપાસવામાં આવ્યું. એ ત્રણ પ્રયોગોમાં વિભાજન પ્રભાવ નોંધપાત્ર સ્તરે અસરકારક હોવાનું તારણ આવ્યું. જોકે, વિભાજન તર્ક એ બાબતનાં સર્વગ્રાહી જ્ઞાનના બહુ સંસાધનોની આવશ્યકતા માગી લે છે, પરિણામે તેનો રોજબરોજનો ઉપયોગ મુશ્કેલ બની રહે એમ પણ બને. ^[18]

અમલીકરણનો આશય કેમ, ક્યારે અને ક્યાં શું શું પગલાં લેવામાં આવશે તેનાં નક્કર આયોજનનું નિરૂપણ છે. વિવિધ પ્રયોગો દ્વારા જોઈ શકાયું છે કે અમલીકરણ આશયની મદદથી કામનાં સર્વગ્રાહી ચિત્ર અને તેનાં સંભવિત પરિણામો બાબતે લોકોને વધારે જાણકાર કરી શકાય છે. શરૂઆતમાં આગાહીઓ વધારે આશાવાદી થવાની શક્યતાઓ વધે છે. પણ એમ માનવામાં આવે છે કે અમલીકરણ આશયનાં ગઠનથી, કામ પુરું કરવાની પ્રતિબધ્ધતા માટેનાં ‘સ્પષ્ટ મનોબળનું ઘડતર’ શક્ય બને છે. એ પ્રયોગો દરમ્યાન જેમણે જેમણે અમલીકરણ આશય ઘડેલ હતો તેઓ કામને વહેલું શરૂ કરી શક્યા, વચ્ચે ઓછાં નડતરો અનુભવ્યાં, અને આગળ જતાં વધારે અડતી આશાવાદી આગાહી કરવાનાં વલણમાં ઘટાડો પણ જોવા મળ્યો. એમ પણ જોવા મળ્યું કે અમલીકરણમાં અડચણોના ઘટાડાનો પણ આશાવાદી વલણ ઓછું કરવામાં ફાળો રહ્યો હતો. ^[3]

વર્ગીકૃત સ્તરીય સંદર્ભ આધારિત આગાહી નિયોજિત કરાયેલ કામનાં પરિણામોની આગાહી એ જ પ્રકારનાં સાંદ્રભિક સ્તરે વર્ગીકૃત કરાયેલાં કામોનાં ખરેખર આવેલાં પરિણામો સાથે સરખામણીના આધાર પરથી કરે છે.

સદ્‍ભાગ્યે, જો આ બધી સૈદ્ધાંતિક ભાંજગડમાં ન પડવું હોય તો વ્યવહારમાં સરળ રીતે અમલ કરી શકાય એવા ઉપાયો પર અનેક લેખો પ્રકાશિત થયેલ છે. તે પૈકી આપણે કેટલાક પ્રતિનિધિ લેખો પર એક નજર કરીશું –

Which of these 6 time traps is eating up all your time? – Ashley Whillans

સમય દારિદ્ર્ય – કામ ઘણાં અને સમય ટાંચો – આપણી પાસે ઉપલબ્ધ કલાકો અને કામો કરવા માટે આવશ્યક કલાકો વચ્ચે સંતુલનનો મેળ ન પડવાથી પેદા નથી થતું; પણ આપણે એ ઉપલબ્ધ કલાકોને કયા દૃષ્ટિકોણથી જોઇએ છે અને તેમને કેટલું અગત્ય આપીએ છીએ તેમાંથી નીપજે છે.

The Planning Fallacy: How to Avoid Becoming a Victim

“The Eisenhower Box” [1] દર્શાવે છે કે વ્યૂહાત્મક રીતે મહત્ત્વનાં કામો કરવાને બદલે અન્ય કામો હાથ પર લેતાં રહેવું. ‘તાકીદનું અને મહત્ત્વનું’ એ રીતનાં વર્ગીકરણનું કોષ્ટક જે મહત્ત્વનાં કામોને પહેલાં કરવાં જોઇએ કે જેના પર લાંબા ગાળાનું પણ ધ્યાન અપાતું રહેવું જોઇએ, જે કામો તાકીદનાં છે પણ વ્યુહાત્મક રીતે ઓછાં મહત્ત્વનાં છે કે જે કામો તાકીદનાં પણ નથી કે મહત્ત્વનાં નથી તેવાં ચોસલાંમાં ગોઠવી આપે છે.

White space risk [2] [3]– બીનમહત્ત્વનાં કામો પાછળ સમય આપવો – આયોજનનાં મહત્વનાં ઘટકોને નજરંદાજ કરવાનાં ભયસ્થાનો પેદા કરી શકે છે.

Solving the Planning Fallacy – સામાન્યપણે બધું ધાર્યા મુજબ જ પાર પડશે તેવી આપણી માન્યતાને કારણે આયોજનમાં સંભવિત અણધારી ઘટનાઓની સાથે સંકાળાયેલી સમસ્યાઓ પર આપણે ઓછું ધ્યાન આપવાનાં વલણનાં શિકાર બની જતાં હોઈએ છીએ અને આપણાં આયોજનમાં તેમની ઉચિત ગણત્રી કરી લેવાનું ભુલી જઈએ છીએ.