મૅનેજમૅન્ટના નામસ્રોતીય સિધ્ધાંત
પાર્કિન્સનનો નિયમ અને સમયનું વ્યવસ્થાપન
સંકલન અને રજૂઆત: અશોક વૈષ્ણવ
કામમાં ઢીલ પડવી એ એટલી વ્યાપક ઘટના બનતી ગઈ છે કે જ્યાં સુધી ફરજ ન પડે ત્યાં સુધી આપણે એ વિશે વિચારવાનું પણ વિચારતાં નથી. ધાર્યા સમય કરતાં મોડા પડવા વિશે મને મારાં જીવનનો એક પ્રસંગ યાદ આવે છે. અમારાં લગ્ન થયાં તે સમયે હજુ હું શનિવારે અર્ધા દિવસની ઑફિસની સમય વ્યવસ્થાનો લાભ લઈ શક્તો હતો. એટલે મેં નક્કી કરાવ્યું કે મારાં પત્ની અમારી ઑફિસ નજીકના સિનેમા હોલ પર ૪.૦૦ વાગ્યાના અંગ્રેજી ફિલ્મના શૉ માટે આવી જાય તો સાથે સારી સારી અંગ્રેજી ફિલ્મો જોઇએ. પરંતુ બનતું એવું કે હું જ્યારે સિનેમા હૉલ પર પહોંચું ત્યારે એટલું મોડું થઈ ગયું હોય કે મારાં પત્ની ટિકીટના ચુરેચુરા લઈને સાથે ઘરે જવાની રાહ જોતાં હોય.
તમે કલ્પી જ લીધું હશે કે અમારો આ પ્રયોગ થોડા પ્રયાસો પછી કાયમ માટે ધરબાઈ ગયો હતો.
આવી જ વ્યાપક બીજી ઘટના છે કામ પુરું થવાના સમયના અંદાજને ઓછો આંકવાની. અહીં મુકેલાં બે કાર્ટુન અલગ અલગ પરિસ્થિતિઓમાં આ ઘટનાને તાદૃશ કરે છે.
જ્ઞાનગ્રહણનાં મનોવિજ્ઞાનના નિષ્ણાતો કામ પુરૂં થવાના સમયને ઓછું અંદાજવાનાં વલણને ‘આયોજનનો ભ્રામક તર્ક’ કહે છે.
વિષયની સમજણ
ભૂતકાળમાં કામ ધાર્યા કરતાં વધારે સમયમાં પુરાં થયાં હોવાના ચોખ્ખા અનુભવ છતાં નવાં કામને પુરાં થવાનો સમય ઓછો અંદાજવાનાં વલણ હોવું એ આયોજનના ભ્રામક તર્કની વિશેષતા છે. હજુ વધારે વિચારવા જેવી બાબત તો એ છે કે અનેક અભ્યાસો દ્વારા પણ એમ જ ફલિત થતું રહ્યું છે કે કામ પુરૂં થવાનો સમય આપણે ઓછો જ અંદાજશું એ જાણવા છતાં આપણે ઓછો સમય જ જોઈશે તેમ જ અંદાજ કરતાં રહી છીએ.
જોકે ક્યારેક એવાં અજ્ઞાન વરદાનરૂપ પણ નીવડતાં હોય છે ! જો દરેક વખતે સાચો સમય જ અંદાજિત થઈ શકતો હોત, તો કલ્પના કરો કે દેખીતી રીતે જ પહોંચની બહાર હોય એવાં તમે કેટલાં કામ હાથ પર લીધાં પહેલાં જ છોડી દીધાં હોત?
એટલે એટલું તો નક્કી જ છે કે લાકડાના લાડુને જેમ ન તો ખાઈ શકાય કે ન તો છોડી શકાય તેમ, કામ પુરૂં કરવાની ચોક્કસ મર્યાદા નથી તો પહોંચી શકાતી કે નથી તો તેના વિના ચેન પડતું.
જ્ઞાનગ્રહણના આ વિશિષ્ટ વલણને ‘નરી તાકીદ પ્રભાવ / Mere Urgency Effect ‘ કહે છે. આ પ્રભાવ હેઠળ આપણે જે કામ કરવાથી વધારે ફાયદો થઈ શકે, પણ જેના માટે બહુ તાતી સમય મર્યાદા ન હોય તે કરવાને બદલે જે આપણને કામ સમય મર્યાદાની દૃષ્ટિ વધારે તકાલીન લાગતં હોય તે પહેલાં કરવાનું વલણ અખત્યાર કરીએ છીએ. આ વિષય પર થયેલા અનેક અભ્યાસો દર્શાવે છે કે વાત જ્યારે પહેલાં કયાં કામ કરવાં તેની પ્રાથમિકતાની હોય ત્યારે આપણે અકલ્પનીય ઢબે બીનતાર્કિક બની જતાં હોઈએ છીએ.
આમ થવા વિષેનાં ચોક્કસ કારણો તો ઘણાં જટિલ છે, પણ સામાન્યપણે આ ત્રણ પ્રભાવ પૈકી કોઈ એક કે તેમની અલગ અલગ પ્રમાણની મેળવણી મહત્ત્વની ભૂમિકા ભજવતી જોવા મળતી હોય છે –
આશાવાદ પ્રભાવ – જ્ઞાનગ્રહણનો એવો પ્રભાવ કે જેના પરિણામે કામ કરવા સંબંધી મોટા ભાગની નકારત્મક સંભાવનાઓ આ વખતે નહીં જ થાય એમ માનવા પ્રેરે છે. મજાની વાત તો એ છે કે માણસ જાત જ નહીં પણ ઉંદર કે પક્ષીઓમાં પણ આ વલણનો પ્રભાવ બહુ જોવા મળે છે.
“મોટા ભાગનાં લોકોને દુનિયા હોય તેના કરતાં વધારે સાનુકૂળ લાગતી હોય છે, આપણી ખાસિયતો વાસ્તવમાં હોય તેના કરતાં વધારે મદદરૂપ થશે તેમ લાગતું હોય છે, અને આપણે જે લક્ષ્યો નક્કી કર્યાં હોય તે ખરેખર હોય તેના કરતાં વધારે આસાનીથી સિદ્ધ કરી શકાતાં લાગતાં હોય છે.” — ડેનીયલ કાહ્નેમેન
સંદર્ભ : કાહ્નેમેન ડેનીઅલ; ત્વેર્સ્કી એમૉસ (૧૯૭૭). “Intuitive prediction: Biases and corrective procedures“
પ્રેરિત તર્ક. એવો લાગણી પ્રેરિત પ્ર્ભાવ જેના હેઠળ જે નક્કર પુરાવા દેખાય છે તેને અવગણીને આપણને જે કરવું છે તેને વાજબી ઠેરવવા માટેની દલીલો ઊભી કરી દઈએ છીએ. આયોજન ભ્રામક તર્કના સંબંધમાં જોઈએ તો આપણે સમય મર્યાદામાં કામ પુરૂં થશે જ તે વિશે બહુ વધારે આત્મવિશ્વાસ અનુભવીએ છીએ.
અંદર તરફી દૃષ્ટિકોણ અપનાવવો. બૃહદ દૃષ્ટિકોણથી કામને પહેલાં જોઈને પછી તેના સંદર્ભમાં તેની વિગતોમાં ઉતરવાને બદલે પહેલાં જ વિગતોમાં ખુંપી જવું. આંતરિક દૃષ્ટિથી કામને જોવા બેસવામાં આપણે જંગલમાંનાં ઝાડોની ગણતરી તો કદાચ સારી કરી લઈએ છીએ પણ જંગલની વાસ્તવિકતા બાબતે ભુલાં પડી જઈએ છીએ. એટલે કે આવાં કામ વિષે અન્યના અનુભવો, નિષ્ણાતોનાં મંતવ્યો કે નવું કામ કરતી વખતે તેમને શું શું ખબર હોવી જોઈતી હતી એ વિશે લોકોના મનમાં શું ખયાલો હતા કે બીજાં લોકોએ મેળવેલ સફળતા (કે નિષ્ફળતા)માંથી પદાર્થ પાઠો શીખવાં જોઈએ એવી સાદી બાબત જ ચુકી જતાં હોઈએ છીએ. તેમનાં બહુ ખ્યાત પુસ્તક ‘ધ બ્લેક સ્વાન‘માં નસ્સીમ નિકોલસ તાલેબ કહે છે કે ‘એ બહુ [આશાવાદી આગાહીઓ] માટેનું કે કારણ એ છે કે મોટા ભાગે આપણે [અજ્ઞાત માટેના અવકાશને ઓછો કરવા માટે] સંભવિત અનિશ્ચિત સ્થિતિઓને દબાવી દબાવીને અનિશ્ચિતતાનો અંદાજ ઓછો બાંધીએ છીએ.’
‘અનઅપેક્ષિત હંમેશાં વધારે ખર્ચા અને કામ પુરૂં થવા માટેના લંબાતા જતા સમયની દિશામાં જ ધકેલે છે. – નસ્સીમ નિકોલસ તાલેબ
સરળ રીતે એમ કહી શકાય કે જે આપણને ખબર નથી હોતી તેનો આપણે અંદાજ ઓછો જ બાંધીએ છીએ. કાન્હેમેનવાળી સ્થિતિમાં તે વધારે જટિલ પાસાંઓ, અણધારી માંદગી જેવી વિપદાઓ, અમલદારશાહીની સમસ્યાઓ જેવાં આપણે કલ્પ્યાં પણ ન હોય એવાં અનેક પરિબળોનાં સ્વરૂપે જોવા મળી શકે છે.
[નોંધ આ આખો વિષય તકનીકી પરિભાષામાં ‘છુપા હાથના સિદ્ધાંત / the Hiding Hand Principle‘ તરીકે ચર્ચાતો રહ્યો છે.]
અંતર્મુખી દૃષ્ટિકોણમાંથી હૉફસ્ટેડ્લરના નિયમ તરીકેનો બોધપાઠ મળે છે.:
“હૉફસ્ટેડ્લરના નિયમ / Hofstadter’s Lawને ગણતરીમાં લેવા છતાં ધાર્યા કરતાં હંમેશાં વધારે સમય જ લાગે છે. “ — તેમનાં પુસ્તક, Gödel, Escher, Bach: An Eternal Golden Braid (1979), માં ડગ્લાસ હૉફસ્ટેડ્લર
ઘટના માટેના સૂચિત ખુલાસાઓ[2]
- કાન્હેમેન અને તવેર્સ્કીએ મૂળતઃ આ ભ્રામક તર્કને આ જ પ્રકારનાં કામો પુરાં કરવા માટેના સમગ્ર અનુભવોને ધ્યાન પર લેવાને બદલે આયોજકો બહુ આશાવાદી અંદાજ પર ધ્યાન આપે છે એ વિચારથી સમજાવે છે[4]
- રોજર બ્યુએહ્લર અને તેમના સાથીઓ ભ્રામક તર્ક માટે લોકોને પોતાને અનુકૂળ હોય તેમ જ માનવાનાં વલણને કારણભૂત ગણે છે; એટલે કે પોતે ઈચ્છતાં હોય કે કામો ધાર્યા કરતાં વહેલાં પુરાં થાય એટલે આ કામ પણ સહેલાઈથી અને ઝડપથી પુરૂ થશે એમ લોકો માને છે.[6]
- એક અન્ય સંશોધન પત્રમાં બ્યુએહ્લર અને તેમના સાથીઓ પોતાની ભૂતકાળની કામગીરીનું અર્થઘટન પોતાને અનુકૂળ આવે તેવા પક્ષપાતી વલણ મુજબ કરવાને કારણભૂત જણાવે છે. જે કામો સરી રીતે પુરાં થયાં તેનું શ્રેય પોતે લઈ અને જે કામો બગડ્યાં તેનો દોષ બાહ્ય પરિબળો પર ઢોળી દઈને લોકો ભૂતકાળના પુરાવાઓ દ્વારા કામ પુરૂં થવામાં જે સમય લાગ્યો તેનો હિસાબ બેસાડી દે છે.[6] એક પ્રયોગમાં જોવા મળ્યું કે જ્યારે અનામી રીતે કામ પુરૂં થવાનો અડસટ્ટો લગાવવાનો હોય છે ત્યારે લોકો આશાવાદી અભિગમ નથી વાપરતાં. આનો એક અર્થ એમ પણ કરી શકાય કે બીજાં લોકો પર સારી છાપ પડવા માટે પણ લોકો આશાવાદી અડસટ્ટો બાંધવાનું વલણ ધરાવે છે,[12] જે પ્રભાવ પ્રબંધન સિદ્ધાંત / impression management theoryમાં જણાવાયેલ વિચારો જેમ જ ગણી શકાય.
- રોય અને તેમના સાથીઓ બીજા એક ખુલાસામાં જણાવે છે કે ભૂતકાળમાં આવાં જ કામો કરવામાં કેટલો સમય લાગ્યો હતો તે બરાબર યાદ ન કરી શકવાને બદલે પધ્ધતિસર રીત એ જ કામો પુરાં થવાના અંદાજ ઓછા બાંધવાનું વલણ રાખે છે. પરિણામે ભવિષ્યનાં કામો માટેના અંદાજ પણ એ ભૂતકાળની યાદોથી પૂર્વગ્રહયુક્ત બની રહે છે. રોય અને તેમના સાથીઓ પણ નોંધ લે છે કે આ પ્રકારના યાદગીરીઓના પૂર્વગ્રહો આયોજન ભ્રામક તર્કની અન્ય પ્રક્રિયાઓ પણ લાગુ થવાની સંભાવનાઓને પણ ન અવગણી શકાય.[13]
- સન્ના અને સાથીઓ સમયના સંદર્ભનાં ચોકઠાને બંધબેસાડવાને અને સફળતાને આયોજન ભ્રામક તર્કનાં પરિબળ તરીકે પણ તપાસે છે. તેમણે જોયું કે જ્યારે લોકોને બહુ દૂરની સમય મર્યાદા (ઘણો સમય હજુ બાકી છે)ની સરખામણીમાં બહુ જ નજદીક જણાતી સમય મર્યાદા (બહુ ઓછો સમય બાકી છે) માટે વિચાર કરવાનું જણાવાય છે ત્યારે તેમણે બહુ આશાવાદી અંદાજો બાંધ્યા અને સફળતાના જ વિચારો કર્યા હતા. તેમના અંતિમ અભ્યાસમાં તેમણે જોયું કે વિચારો કરી શકવાની સરળતા પણ આશાવાદી અંદાજો માટે કારણભૂત બનતી હોય છે.[10]
- અમુક બાબત પર જ ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાના સિધાંત,focalism, મુજબ લોકો આયોજન ભ્રામક તર્કનાં શિકાર એટલે બને છે કે ભૂતકાળમાં ધાર્યા કરતાં લાંબો સમય લાગેલાં કામોને બદલે લોકો ભવિષ્યનાં કામો પર ધ્યાન કેન્દ્રિત કરવાનું વલણ ધરાવતાં હોય છે.[14]
- પોતાનાં પુસ્તક The Mythical Man-Monthમાં ફ્રેડ બ્રૂક્સે વર્ણવ્યું છે તેમ જે પ્રકલ્પ મોડો જ પડી ગયો છે તેમાં વધારાની માનવશક્તિ ઉમેરવાથી નવાં જોખમો આવી પડી શકે છે અને વધારાના ખર્ચા ઉમેરે છે, જેને પરિણામે પ્રકલ્પ વધારે મોડો થઈ શકે છે; આ પરિસ્થિતિને બ્રૂકનો નિયમ / Brooks’s law કહે છે.
- અધિકૃતતાની અનિવાર્યતા /authorization imperative એક બીજો સંભવિત ખુલાસો રજુ કરે છે : મોટા ભાગનાં પ્રકલ્પ આયોજન, પ્રકલ્પની શરૂઆત કરવા માટે જ આવશ્યક એવી નાણાકીય મંજૂરીના સંદર્ભમાં કરાતાં હોય છે. ઘણી વાર એવું પણ બનતું હોય છે કે આયોજન કરનારને જ પ્રકલ્પ મંજૂર થાય તેમાં રસ હોય છે. આ ગતિશીલ પ્રવાહિતાને કારણે આયોજક જાણી જોઈને જરૂર કરતાં ઓછો સમય અંદાજવાનું વલણ ધરાવે છે. તેમના ભૂતકાળના અનુભવો પરથી તેમને ખબર છે કે વાસ્તવદર્શી અંદાજ સાથે પ્રસ્તાવિત પ્રકલ્પ શરૂ કરવાની મંજૂરી મેળવવા કરતાં મોડા પડવાની મજૂરી મેળવવી સહેલી પડતી હોય છે. જોન્સ અને ઑસ્કે આવાં ધરાર ઓછા અંદાજને ‘વ્યૂહાત્મક ગેરરજૂઆત /strategic misrepresentation કહે છે.[15]
- માનસિક ખુલાસાઓ ઉપરાંત, નસ્સીમ તાલેબ આયોજન ભ્રામક તર્કને સહજ અસમપ્રમાણતા /natural asymmetry અને અંદાજના પ્રમાણોને નવાં પરિમાણમાં જોઈ શકવાની ક્ષમતાઓ દ્વારા સમજાવે છે. અનિયમિત રીતે થતી ઘટનાઓમાંથી નીપજતાં નકારાત્મક પરિણામો અને ખર્ચના વધારાઓમાંથી પેદા થતાં સકારક અને નકારક પરિણામોનાં અસંતુલનમાંથી અસમપ્રણાતા પેદા થાય છે. સમયના અંદાજને નવાં કામના સંદર્ભમાં સમજવાની મુશ્કેલીઓનો સંબંધ વિક્ષેપોનાં પરિણામો અરેખીય હોવા સાથેનાં તારણ સાથે છે, કેમકે જેમ જેમ પ્રયાસની માત્રા વધતી જાય છે તેમ તેમ એ વધારાના પ્રયાસોની બીનકાર્યક્ષમતાની પ્રતિભાવ કરવાની શક્તિની સ્વાભાવિક અસરની ભુલો વધવા લાગે છે. તેમાં પણ જો ક્રમિક પ્રમાણમાં આ વધારાના પ્રયાસોના ભાગલા ન પડી શકે તો આવી સંભાવના હજુ વધારે થવા લાગે છે. તે ઉપરાંત, સમયસર થયેલાં કામોના પ્રયાસો કરતાં આ અનુભવ વધારે વિરોધાભાસી જ નીવડે છે. આધુનિક આયોજન પધ્ધતિઓ અને પ્રયાસોની સુષુપ્ત નાજુકતાની સહજ ખામીઓ પણ અહીં જોઈ શકાય છે.[16]
- બેન્ટ ફ્લાય્વીબ્યર્ગ અને ડેન ગાર્ડનર લખે છે કે સરકારી નાણાંની મદદથી થતા પ્રકલ્પોમાં સામન્યપણે શાસકીય ચાપલુસીઓને કારણે સંભવિત અડચણો ન આવી પડે એટલે પ્રકલ્પો બને એટલા વહેલા શરૂ કરી દેવાનું વલણ હોય છે.એમનું કહેવું છે કે આયોજનનો સમય લાંબો હોય તો બાંધકામ ઝડપી થવાની અને ઓછાં ખર્ચે થવાની શક્યતાઓ વધારે હોય છે. [17]
વેબ ગુર્જરી 