સ્વ-વિકાસ : વિચાર વલોણું

તન્મય વોરા

ઘણી સંસ્થાઓમાં આ મુજબની કાર્યપ્રણાલી જોવા મળે છે –

સંસ્થાની કાર્ય પ્રક્રિયાઓનું ઘડતર ISO જેવાં કેટલાંક ચોક્કસ માપદંડો કે ધારાધોરણોને પ્રમાણિત કરવાના ઉદ્દેશ્યથી થતું હોય છે. સમગ્ર સંસ્થામાં એ કાર્ય પ્રક્રિયાઓ એમ સમાન રીતે અમલ કરવામાં આવતી હોય છે. પરિણામે કાર્ય પ્રક્રિયાઓ કર્ય કરવાની સ્વાભાવિક લય ચુકીને માત્ર નિશ્ચિત ધારાધોરણનાં અનુપાલનનું માધ્યમ બની જાય છે. કેટલીકવાર, સંસ્થાના સંચાલન અગ્રણીઓ વ્યક્તિઓના કાર્યસિદ્ધિ પ્રદર્શનને અનુપાલનના સ્તરની સાથે જોડવાની જાળમાં ફસાઈ જાય છે. પરિણામે, સંસ્થામાં “મર્યાદા”સિમિત  માનસિકતાનું વાતાવરણ ઘેરાઈ જાય  છે. જો લોકો અનુપાલન કરવામાં અસફળ રહે, તો તેમને સજા કરવામાં આવતી હોય છે. આપણે પ્રક્રિયા પાલનના એટલે હદે હઠાગ્રહી બનવા લાગીએ છીએ કે લોકો વાસ્તવિક અને વ્યવહારિક સ્તર  મુદ્દાઓનો સામનો કરી રહ્યાં હોય છે તે આપણી નજરમાં નથી આવતા.

મેં મારાં પુસ્તક “#QUALITYtweet – 140 bite-sized ideas to deliver quality in every project” માં લખ્યું છે કે પ્રક્રિયાને ગુણવત્તા ઘડતરના સાધન તરીકે નહીં ગણીએ, તો પ્રક્રિયા આપણને દોરવણી આપવાની વૃત્તિ ધરાવવા લાગે છે.

મારા મતે આમ થવું ખૂબ જ પ્રતિ-ઉત્પાદક છે. પ્રક્રિયા સુધારણા માટે જવાબદારા અગ્રણીઓ માર્યાદા-સિમિત માનસિકતાનાં કોચલામાંથી બહાર નીકળીને પ્રક્રિયા અમલનો અભ્યાસ કરે તે જરૂરી છે.

લોકો કોઈ પ્રક્રિયાને અનુસરતા નથી, ત્યારે તેનો અર્થ એ થાય છે કે કાં તો તેઓ પ્રક્રિયાનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે જાણતા નથી અથવા  પ્રક્રિયાની જે રીતે બાંધણી  કરાઈ છે તે તેમના માટે કામ કરતી નથી. બંને કિસ્સાઓમાં, પ્રક્રિયાને મૂળથી સુધારવાની તક છે.

અહીં કેટલાક પ્રશ્નો રજૂ કર્યા છે જે જ્યારે કોઈ પ્રક્રિયા કામ કરતી નથી ત્યારે આત્મનિરીક્ષણમાં મદદ કરી શકે છ, :

  • શું આ પ્રક્રિયા (અથવા પેટા-પ્રક્રિયા) ખરેખર લોકોને તેમનું કાર્ય વધુ સારી રીતે કરવામાં મદદ કરે છે?
  • શું લોકોને જાણે છે કે આ પ્રક્રિયા શા માટે જરૂરી છે અને તે તેમને વધુ અસરકારક કેવી રીતે બનાવી શકે છે? શું તેઓ આ પ્રક્રિયા રાખવા પાછળના હેતુ વિશે સ્પષ્ટ છે?
  • શું આ પ્રક્રિયા (અથવા પેટા-પ્રક્રિયા) ને એવી રીતે વધુ સરળ બનાવી શકાય જેથી જે છે એટલી , કે વધુ સારી રીતે, અસરકારક બની રહે?
  • શું કોઈ એવું કાર્ય નજરે ચડે છે કે જે વર્તમાન પ્રક્રિયાઓના સમૂહમાં આવરી લેવાયેલ નથી?
  • શું લોકોને પ્રક્રિયા કેવી રીતે કરવી તેની પુરતી જાણ ન હોય તો વધારાની કેવી અને કઈ તાલીમ/કાઉન્સેલિંગની જરૂર છે? શું સસ્થા પાસે એ માટે જરૂરી માર્ગદર્શન/સંદર્ભો ઉપલબ્ધ છે?
  • શું સંસ્થામાંના મધ્યમ સ્તરમાં આવેલા સંચાલકો પ્રક્રિયાઓ રાખવા માટેના સંસ્થાના દૃષ્ટિકોણ સાથે વૈચારિક અને લાગણીના સંબંધે સંકળાયેલા છે, તેમની ટીમનાં સભ્યો પ્રક્રિયાને સહેતુક અનુસરે એ માટે પોતાનાં વાણી અને વર્તનથી યોગ્ય દાખલો બેસાડી રહ્યા છે?

મુખ્ય વાત: પ્રક્રિયાઓનો અમલ કરતી વખતે વ્યવહારિક અભિગમ અપનાવાય એવું વાતાવરણ સર્જાતું અને જળવાતું રહેવું જરૂરી છે.જ્યારે પ્રક્રિયાઓનું પાલન ન થતું હોય, ત્યારે લોકોને તરત જ ટપકારવાને બદલે, ઘણીવાર “શા માટે?” (પાલન નથી થઈ શકતું) એમ પૂછવું જોઈએ. પાલન ન કરવાના મૂળ સુધી પહોંચવાથી તમને વાસ્તવિક સમસ્યા શું છે તે જાણવા મળશે. પાલન ન થવું એ ફક્ત એક દેખીતી ઘટના છે. યોગ્ય પ્રશ્નો પૂછવામાં અને તેમના જાવાબો શોધવામાં, તેમજ પ્રક્રિયા ખરેખર હેતુને પૂર્ણ કરેવા માટે સુસંગત અને પર્યાપ્ત છે તેનું મૂલ્યાંકન કરવામાં તમારી ટીમના દરેક  સભ્યને સામેલ કરો.

આ શ્રેણીના લેખક શ્રી તન્મય વોરાનો સંપર્ક tanmay.vora@gmail.com વીજાણુ સરનામે થઇ શકે છે.