સ્વ-વિકાસ : વિચાર વલોણું

તન્મય વોરા

ISO જેવાં ધારાધોરણો માટે પ્રમાણિત થવા માટે મોટા ભાગની સંસ્થાઓ તેમની દરેક પ્રક્રિયાઓને સ્પષ્ટપણે નક્કી કરે છે અને તેનાં પાલન માટેનાં ધોરણો પણ નક્કી કરે છે.  પ્રક્રિયાનું પાલન એટલું ચુસ્ત બનતું જાત છે કે એક તબક્કે પ્રક્રિયાઓનાં પાલનની ગુણવત્તા કર્મચારીની કાર્યસિદ્ધિનું ખુબ જ મહત્ત્વનું માપ બનવા લાગે છે.  આમ થવું એક દૃષ્ટિએ જ્યાં પણ અવરોધ હોય તેને દૂર કરી દેવાની, બહુ સામાન્યપણે જોવા મળતી, માનસિકતા છે. પ્રક્રિયા પાલનના સંદર્ભમાં તેનુ પરિણામ જે લોકો પૂર્વનિશ્ચિત પ્રક્રિયાનું પાલન ન કરે તો તેમને સજા કરવામાં પરિવર્તીત થવા લાગે છે.  પ્રક્રિયાના પાલનનું  ઝનૂન એટલું હાવ થવા લાગે છે કે લોકોને આ બાબતે જે જમીની સ્તરની સમસ્યાઓનો સામનો કરવો પડે છે તે સદંતર અવગણાવા લાગે છે.

કોઈ પણ પ્રક્રિયાને ગુણવત્તા પેદા કરવાનું સાધન માનવા લાગવાનાં છટકાંમાં ફસાવું એટલે પ્રક્રિયા અનુપાલનની ગુલામીના કળણમાં ફસાવું

મારા મતે આ પરિસ્થિતિ સદંતર પ્રતિ-ઉત્પાદક છે. પ્રક્રિયા સુધારણાની ખરી માંગ તો એ છે કે સુધારણાની મશાલ પ્રજ્વલિત રાખવા માટે  “વિપુલતા”ની માનસિકતાનો અભ્યાસ જરૂરી  છે.

જ્યારે લોકો કોઈ પ્રક્રિયાને અનુસરતા નથી, ત્યારે તેનો અર્થ એ છે કે કાં તો તેઓ પ્રક્રિયાનો ઉપયોગ કેવી રીતે કરવો તે જાણતા નથી, અથવા નિર્ધારિત પ્રક્રિયા તેમના માટે કામને ક્યાંક પણ પ્રતિકૂળ પડી રહી છે. એ દૃષ્ટિએ આ સમસ્યાને જોવાથી ગેરશિસ્તને બદલે તે સુધારણા કરવાની તક તરીકે દેખાવા લાગશે.

જ્યારે પૂર્વનિર્ધારિત પ્રક્રિયા કામ કરતી ન જણાવા લાગે ત્યારે આત્મનિરીક્ષણ કરવામાં આ પ્રશ્નો મદદરૂપ બની શકે છેઃ

શું આ પ્રક્રિયા (અથવા પેટા-પ્રક્રિયા) ખરેખર લોકોને તેમનું કામ વધુ સારી રીતે કરવામાં મદદ કરે છે?
શું લોકોને આ પ્રક્રિયા શા માટે જરૂરી છે અને તે તેમને વધુ અસરકારક કેવી રીતે બનાવે છે તેની જાણકારી ધરાવે છે? શું તેઓ આ પ્રક્રિયા કરવાના હેતુ અંગે સ્પષ્ટ છે?
શું આ પ્રક્રિયા (અથવા પેટા-પ્રક્રિયા)ને એ રીતે વધુ સરળ બનાવી શકાય કે જેથી તે દરેક પરિસ્થિતિમાં વધુ અસરકારક નીવડે?
શું એવું કોઈ કાર્ય જોવા મળે છે જે પ્રક્રિયાના વર્તમાન આલેખન દ્વારા ગણતરીમાં ન લેવાયું હોય?
શું લોકોને પ્રક્રિયા કેવી રીતે કરવી તેનું જ્ઞાન છે? જો ના હોય, તો કોઈ વધારાની તાલીમ/માર્ગદર્શનની જરૂર છે? શું જરૂરી માર્ગદર્શન/સંદર્ભ સમજ ઉપલબ્ધ છે?
શું મધ્યમ કક્ષા મેનેજરો પ્રક્રિયાઓ કરવા માટે સંસ્થાના દ્રષ્ટિકોણ સાથે સુસંગત દૃશઃટિકોણ ધરાવે છે?  શું તેઓ પોતાની ટીમનાં સભ્યોને અનુસરણીય ઉદાહરણો પ્રસ્થાપિત  કરી રહ્યા છે?

અને છેલ્લે: પ્રક્રિયાઓનો અમલ કરતી વખતે વ્યવહારિક અભિગમ અપનાવો. જ્યારે પ્રક્રિયાઓ અનુસરવામાં આવતી નથી, ત્યારે “એવું કેમ?” એ સવાલ કરો. ઘણીવાર, લોકોને તરત જ સજા કરવાને બદલે. પાલન ન થવાનાં મૂળ સુધી જાઓ તો વાસ્તવિક સમસ્યા મળી રહેશે. પાલન ન કરવું એ માત્ર એક લક્ષણ છે. યોગ્ય પ્રશ્નો પૂછો,  લોકોને પણ વિશ્લેષણ પ્રક્રિયામાં સામેલ કરો અને મૂલ્યાંકન કરો કે શું પ્રક્રિયા ખરેખર હેતુને પૂર્ણ કરી શકે તેમ છે.

આ શ્રેણીના લેખક શ્રી તન્મય વોરાનો સંપર્ક tanmay.vora@gmail.com વીજાણુ સરનામે થઇ શકે છે.